软考高项学习：12-2 采购管理四大过程、十大技术和工具

项目采购管理过程和技术工具这两节内容，书上的逻辑不是那么清晰，和以前整理的那些章节不太一样，涉及的内容又细又杂，但是也比较重要，涉及到如何合理的花钱，同时保证过程的公平、产品的质量、动态管控等等，特别是对于甲方负责采购工作的人很有用，对于乙方供应商来说，也可以了解甲方的筛选流程，这个逻辑和内容整理老费劲了，有问题或更好建议的可以留言哦。

12. 3 采购管理四大过程和八大步骤

项目采购管理的主要过程包括编制采购计划、实施采购、控制采购、结束采购等4个过程。

细化来讲包含八大步骤:（1）需求确定与采购计划的制订；（2）供应商的搜寻与分析；（3）定价；（4）拟定并发出定单；（5）定单的跟踪和跟催；（6）验货和收货；（7）开票和支付货款；（8）记录管理。

以下就是八大步骤的具体内容：

1、需求确定与采购计划的制订

需求的确定是采购流程的初始环节。

需求的确认过程就是采购部门收到采购申请，制订采购计划的过程。

2、供应商的搜寻与分析

这些标准包括供应商的实力、以往在产品设计上的表现、质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制、送货服务、优化流程和开发产品的技术能力等。

3、定价

常见的有竞争性报价及谈判两种。

【竞争性报价的适用范围】

（1）采购量足够大，值得进行竞争性报价。

（2）供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本。

（3）竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者。

（4）买方只向技术合格的供应商发出竞标，而愿意合作的供应商则进行报价。

（5）买方没有优先考虑的供应商。

【谈判的适用范围】

（1）当前述任何竞争性报价的标准都不存在时。

（2）当采购要求诸多绩效因素(如价格、质量、交货、风险分摊以及产品支持等方面)必须达成一致时。

（3）当买方要求供应商的早期参与时。

（4）当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时(这通常会使预测供应商的采购成本变得更难)。

4、拟定并发出定单

企业根据确定的采购需求与采购计划，在企业的采购定单模板中填上采购内容和要求形成采购定单，采购定单需经过评审，并得到批准。

采购定单批准后，企业采购人员向供应商发出定单。

5、定单的跟踪和跟催

(1）订单跟踪是指依据发出的定单内容，跟进监督，了解进展。

①跟踪一般需要经常询问供应商的进度，有时甚至需要到供应商处走访。不过，这一措施通常仅用于关键的、大额的或提前期较长的采购事项。

②为了及时获得信息并知道结果，可通过电话进行跟踪，以查询有关发运日期。

(2)跟催是指依据发出的定单内容，跟进催促，掌控进展。

对供应商施加压力，以使其履行最初所作出的发运承诺、提前发运货物或是加快已经延误的订单涉及的货物的发运。

(3)跟踪和跟催的流程。

①跟踪供应商内部申请的准备。②确认供应商备货的情况。

③跟踪供应商发货的手续。④确认供应商已经发货。

⑤跟踪货物在路途的行程。⑥确认货物到达的时间。

6、验货和收货

(1）货物检验的步骤：

①确定检验时间和地点。②确定检验部门及人员。

③货物检验。④不合格货物处理。

⑤对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物品验收报告。

(2)接收货物的步骤：

①协商送货事宜。②货物接收入库。③货物接收过程中的问题。

7、开票和支付货款

付款操作的具体过程：①查询采购调和入库信息。②准备付款申请单据。③付款审批。④向供应商付款。⑤供应商收款。

8、记录管理

项目采购管理四大过程及工具技术整理汇总表

12.3.1规划采购：供应商的管理、产品采购目录管理、采购需求管理、采购计划管理、规划采购九大输入、规划采购七大输出

1、供应商的管理：供应商调查、供应商选择指标、供应商评估方法、采购供方的合格评价

（1）供应商调查：初步调查、深入调查

①供应商初步调查：是对供应商的基本情况的调查。主要是了解供应商的名称、地址、生产能力、能提供什么产品，能提供多少，价格如何，质量如何，市场份额有多大，运输进货条件如何。

②供应商深入调查：准备发展成紧密关系的供应商；寻找关键采购产品的供应商。

（2）供应商选择指标

【指标确定原则】在选择供应商时，企业考虑的主要因素有：价格、质量、服务、位置、供应商的存货政策和柔性。

【指标体系设置】三大主要因素:供应商的产品价格、质量和服务。

（3）供应商评估方法：供应商走访；招标法；协商法

①供应商处走访：这一措施通常仅用于关键的、大额的或提前期较长的采购事项。

②招标法：招标选择是采购企业采购用招标的方式吸引多个有实力的供应商来投标竞争，然后经过评标小组分析评比而选择最优供应商的方法。

③协商法：由企业先选出供应条件较为有利的几个供应商，同他们分别进行协商，再确定适当的供应商。

【适用范围】当采购时间紧迫、投标单价少、竞争程度小、订购物资规格和技术条件复杂时，协商选择方法比招标法更为适合。

【优势】与招标法相比，协商方法由于供需双方能充分协商，在物资质量、交货日期和售后服务等方面较有保证;

【劣势】但由于选择范围有限，不一定能得以价格最合理、供应条件最有利的供应来源。

（4）采购供方的合格评价：新增供方审核评价；对采购已有合格供方的控制；对合格供方的管理。

①新增供方审核评价：采购供方评价的主要依据是供应商的资质、供货的质量保证能力和产品的价格质量及售后服务能力。

如三证合一的营业执照复印件加盖鲜公章，产品代理证书或产品的原生产厂商的销售许可证书复印件加盖鲜公章，相应电子产品的3C证书复印件加盖鲜公章。

②对采购已有合格供方的控制：每年按滚动方式，根据供方满足供货合同的供货质量保证能力、产品的质量保证能力、售后服务的能力、价格的综合水平，企业收集供应商的年检资料及更新资料，对供应商的产品质量、供应服务、价格优惠程度等方面进行重新评价，提出是否保留供应商合格资格的意见。

在采购合同执行过程中，出现重大不合格，或者严重影响合同进度，及时对其合格供方资格进行重新评定。不合格的供应商，取消其合格供方资格。

采购产品的提供、验证及其后的储存、使用、交付后所发现的任何产品或服务问题，均保持记录，实施单位应及时反馈，提出处理要求，企业限定供方进行整改，必要时取消其合格供方资格。

③对合格供方的管理：按代理级别和专业产品建立相对稳定的《合格供方A类名录》，以达到有效的管控作用。

《采购合格供方初次评定表》《合格供方A类名录》《采购合格供方再次评定表》

《合格供方临时名录》《供应商调研报告》

（5）供应商质量管理

供应商质量的定义：在特定的绩效范围内，符合或超过现有和未来客户(买方或最终客户)期望或需求的能力。

供求双方可以通过各种方式实现战略发展、解决问题和持续改进：

①定期召开合作策略回顾和发展会议。

②建立高层主管的供应商会议，共同探讨双方合作间遇到的问题，努力找到解决方案，分享技术发展趋势和未来产品计划。

③建立持续改进小组，促进持续改进的进行。

④建立跨职能小组，管理和改进联盟与伙伴关系。

⑤供应商激励。

⑥供应商质量认证。

2、产品采购目录管理：

企业根据合格供应商所能提供的产品建立和维护企业的《产品采购目录》，指导企业的产品采购更好地完成对合格供应商采购产品的询价比价工作。

3、采购需求管理：识别需求；需求的类型；需求分析方法；需求确定和变更控制

（1）识别需求

【重要性】识别需求是采购过程的起点。

【确定时间】信息系统建设的采购需求通常在招标阶段得到初步确定。

【采购需求包含内容】采购需求通常包括标的物的配置、性能、数量、服务等，其中配置、性能等技术性内容最为关键。

典型的请购单样本。

（2）需求的类型：通常有独立需求与从属需求

①独立需求是某一项的需求是与其他项目无关。指那些不确定的、随机性的、企业自身不能控制的需求。

②相关需求也叫非独立需求，指某一项的需求是来自其他项目的需求量的派生。

（3）需求分析方法：统计分析预测方法

统计分析预测方法:对以往的采购申请单汇总统计、对各个销售日报表进行统计。

（4）需求确定和变更控制

采购需求经确定后，就成为采购计划、采购实施的基线，确定后的采购需求在履行中发生变更，需走变更控制审批流程，及时通知各执行部门。

4、采购计划管理：采购计划的作用、采购计划需要达到的目的、制订订单计划、编制采购预算、采购计划的审批

采购计划是指企业管理人员在了解市场供求情况，认识企业信息系统项目活动过程中对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署。

（1）采购计划的三大作用：①可以有效地规避风险，减少损失。②为企业组织采购提供了依据。③有利于资源的合理配置，以取得最佳的经济效益。

（2）采购计划需要达到的五大目的:

①预计采购物料所需的时间和数量，防止供应中断，影响项目实施。②避免物料储存过多，积压资金以及占用存储空间。③配合企业项目生产计划与资金调度。④使采购部门事先准备，选择有利时机购入物料。⑤确定物料耗用标准，以便管制物料采购数量与成本。

（3）制订订单计划

①对比采购需求与供应容量。②供需综合平衡。③制订定单计划《项目采购计划(任务)单》，应清楚地表明对所需采购产品的要求，其中包括: 所购产品/项目名称、产品型号规格、技术要求、数量、交货期、保修期等(当有特殊要求时应写明特殊要求，如赠送)。

下单时间=要求到货时间-认证周期-定单周期-缓冲时间

（4）编制采购预算

采购预算就是一种用数量来表示的计划，是将企业未来一定时期内经营决策的目标通过有关数据系统地反映出来，是经营决策具体化、数量化的表现。

采购预算的编制六大步骤如下：

①审查企业以及部门的战略目标。②制订明确的工作计划。③确定所需的资源。④提出准确的预算数字。⑤汇总。⑥提交预算。

（5）采购计划的审批

①合同项目采购，下单部门根据销售合同，按照项目实施计划，向采购部门提交采购申请《项目采购计划(任务)单》，经主管领导审批同意后提交采购实施。

②提前采购、推荐采购、推荐本地采购，基于风险考虑，其审批按企业授权要求执行。

③采购负责人根据《项目采购计划(任务)单》审核下单是否符合销售合同要求，安排采购岗位人员询价。

5、规划采购九大输入：项目管理计划、需求文档、风险登记册、活动资源要求、项目进度、活动成本估算、干系人登记册、事业环境因素、组织过程资产

【目的】为了保证采购计划的可执行性和有效性。

（1）项目管理计划：描述了项目的需要、合理性、需求和当前边界。它包括但不限于范围基准。

（2）需求文档：项目干系人的需求文档。

（3）风险登记册：列出了风险清单，以及风险分析等其他风险管理过程的相关结果。

（4）活动资源要求：有对人员、设备或地点的具体需求的信息，可以使用活动资源要求进行活动成本估算，进而判断有关的项目工作是自制合算还是外购合算。

（5）项目进度：包含要求的时间期限或者交付日期的信息。

（6）活动成本估算：对需采购的项目工作进行活动成本估算，可以得出这次采购的底价。

（7）干系人登记册：有项目参与者及其在项目中的利益的详细信息。

（8）事业环境因素：影响编制采购计划过程的事业环境因素。

（9）组织过程资产：影响编制采购计划过程的组织过程资产。

项目实施组织使用的各种合同协议类型也会影响到编制采购过程中的决策。使用的合同类型和具体的合同条款与条件，将界定买方和卖方各自承担的风险程度。

6、规划采购七大输出：采购计划、采购工作说明书、采购文件、供方选择标准、自购/外购决策、变更申请、可能的项目文件更新

编制采购计划过程的主要成果之一是采购计划，具体的采购活动将依据采购计划进行。

（1）采购计划：描述从形成采购文件到合同收尾的采购过程。

（2）采购工作说明书：对所购买的产品、成果或服务来说，采购工作说明书定义了与合同相关的那部分项目范围。每个采购工作说明书来自于项目范围基准。

（3）采购文件：用来得到潜在卖方的报价建议书。当选择卖方的决定基于价格(例如当购

买商业产品或标准产品)时，通常使用标书、投标或报价而不是报价建议书这个术语。

（4）供方选择标准：用于从潜在的卖方中选中符合要求的、合格的卖方。

（5）“自制/外购”决策：决定项目的哪些产品、服务或成果需要外购，哪些自制更为合适。

（6）变更申清：编制采购计划时，关于购买产品、服务或资源的决策，通常会导致变更请求，从而可能会引发项目管理计划相应内容和其他分计划的更新。对申请的项目管理计划变更(增加、修改和修正)需要整体变更控制过程进行管理。

（7）可能的项目文件更新：在编制询价计划过程中可能会发现，可能需要更新项目文件。

12.3.2实施采购：询价比价管理、采购谈判、采购合同签订、实施采购六大输入、实施采购五大输出

1、询价比价管理：入列采购询价比价的条件、不列入采购询价比价的采购、询价比价操作流程

【入列采购询价比价的条件】①采用询价比价形式的采购产品主要包括:市场化程度高的产品、非专利专有技术的产品、充分竞争性产品、可替代性强的产品、供应商不唯一的产品等。

②单个供应商供货合同过一定金额以上的采购。

【不列入采购询价比价的采购】①指定采购。②原厂、代理有相关协议的采购。③单个供应商供货合同在一定金额以下的采购。

【询价比价操作流程】

①采购人员对拟采购产品类型和价格进行预估判断，是否符合询价比价条件。

②采购产品的供应商原则必须是经过考评的合格供应商，特殊情况下考评和合同谈判可以同步进行(如一些指定采购的指定供应商)。

③原则上应向三家或三家以上供应商进行询价。

④供应商的报价可以提交系统竞价平台、邮件、传真、邮寄、密封书面送达。

⑤采购人员根据供应商报价，填写《采购询价记录表》，采购部经理从价格、付款方式、供货周期、质量与售后等方面确定最终供应商。

⑥如果对供应商的报价存在疑问或有显失公平情况，采购人员可在公司纪检领导在场的情况下电话通知供应商澄清相关事实，并在《采购询价记录表》上予以说明。

⑦如果《合格供方A类名录》中没有符合要求的供应商，对参与竞争询价的供应商进行新增供应商的审核，考评和合同谈判可以同步进行。

2、采购谈判

【采购谈判5阶段】在谈判过程中，一般分为5个阶段：

（1）双方互做介绍，商议谈判议程和程序规则。

（2）探讨谈判所涉及的范围，即双方希望在谈判中解决的事宜。

（3）要谈判成功，双方需要达成一致意见的共同目标。

（4）在可能的情况下，双方需要确定并解决阻碍谈判达成共同目标的分歧。

（5）达成协议，谈判结束。

【交易条件磋商】在采购谈判中，谈判双方主要就以下10项交易条件进行磋商：

（1）-（4）商品的品质、价格、数量、包装条件。

(5)交货条件。

(6)贷款的支付条件。

(7)货物保险条件。

8)商品检验与索赔条件。

(9)不可抗力条件。

(10)仲裁。

3、采购合同签订

一个完整的采购合同通常是由开头、正文、结尾、附件四部分组成。

采购合同必备9项条款包括以下各项内容：

（1）商品名称。

（2）质量条款。

（3）数量和计量单位。

（4）商品的价格。

（5）交货的期限、地点和方式。

（6）产品的包装标准和包装物的供应与回收。

（7）商品的验收方法。

（8）违约责任。

（9）结算方式。

根据所购设备的重要程度、不同保修要求签订不同的采购合同条款。

①对工程影响不大的辅材，正规的购货发票视为采购合同；

②其他均需签订正规的采购合同(协议)，采购合同应清楚表述订购产品的有关信息和要求。

为了控制采购的风险，采购合同需按评审准则执行合同评审，经批准通过，再由采购部门正式签署合同后组织实施;

当签订合同双方的代表不是法定代表人时，应有法定代表人签署和盖公章的《法人授权书》;签署后的采购合同正本进入存档管理，采购部门保存合同副本，以便执行。

4、实施采购六大输入：采购计划、采购文件、卖方建议书、项目文件、采购工作说明书、组织过程资产

（1）采购计划：记录了买什么、不买什么(自制)、什么时间买等信息，为整个采购过程

做了安排提供了指南。

（2）采购文件：来自潜在卖方，是他们的报价建议书。

（3）卖方建议书：每一个卖方或者供方，在买方询价过程中都会提供其建议书。

（4）项目文件：常用的包括风险登记册，以及准备的合同协议。

（5）采购工作说明书：规定了明确的工作目标、项目需求和所需结果，供应商们可据此做

出量化应答。

（6）组织过程资产：一些企业和项目执行组织把以前的合格供应商信息作为组织的过程资产予以保留。

5、实施采购五大输出：选中的卖方、合同、资源日历、变更请求、项目管理计划更新

（1）选中的卖方：依据供方选择标准，对各个卖方的建议书或投标书进行评价，选出最合适的一个或多个卖方。

（2）合同：因应用领域不同，合同也可称为协议、分包合同或订购单。

（3）资源日历：记录了已约定的资源的数量和可用性，以及具体的资源何时忙碌何时空闲。

（4）变更请求：在实施采购的过程中，可能发现原来的项目计划有遗漏，也或者市场条件发生了变化。

（5）项目管理计划更新：在实施采购的过程中，如果有变更，那可能要调整项目管理计划。

12.3.3控制采购：采购不合格控制、采购档案管理、采购货物管理、控制采购六大输入、控制采购五大输出

【定义】控制采购是管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。

控制采购过程是买卖双方都需要的。该过程确保卖方的执行符合合同需求，确保买方可以按合同条款去执行。

在控制采购过程中，通过这种绩效审查，考察卖方在未来项目中执行类似工作的能力。

1、采购不合格控制：不合格品的识别、处理和标识

（1）不合格品识别：采购设备不符合采购计划及采购合同所规定要求、规格、标准，均为不合格品。

（2）经进货验证确定为不合格的产品，采购应及时处理：①退货。②调换。③降级改作他用，但降级处理需主管领导批准，并在相关部门备案。

（3）进货验证的不合格品，由验货人进行“不合格”标识。

2、采购档案管理：基本要求、归档范围、归档内容、保管期限

（1）基本要求

①归档的采购资料文件要完整、安全和保密。

②防止采购资料文件调换、涂改、遗失和损坏。

③涉及供应商商业机密的，没有得到采购主管领导许可，不得对外提供。

④采购部门应对采购信息进行管理、控制和利用。

⑤采购部资料保管员按规定保存采购信息资料。

（2）归档范围

①采购资料保管员建立供货商档案，保存相应的供货商信息及产品信息，并定期进行更新，包括合格供货商名册、供方的业绩评价等及其附件、供货商资质文件(合格供货商档案)、产品信息及其他相关资料。

②采购合同管理：在采购合同签订后5个工作日内将采购合同原件及相应附件进行归档。

归档时，需注明采购合同名称，归档采购合同所在的项目编号。

（3）归档内容

①采购预算执行文件。

②采购前期准备文件：委托代理采购协议书；核准采购进口产品的相关审批资料；采购的申请及批复资料；采购方式变更申请及批复；采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料；采购公告、资格预审公告及其变更事项；获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表；专家咨询论证会记录；已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录；供应商资格审查情况报告；评审专家名单及抽取记录；库外专家使用备案审核表。

③采购开标(含谈判、询价)文件：采购响应文件及有关资料等；采购项目样品送达记录；接受供应商投标或谈判的记录；开标一览表；开标(谈判、询价)过程有关记录。

④采购评审文件：评审专家签到表及现场监督人员签到表；评审专家评审工作底稿等评审过程记录；供应商的书面澄清记录；评标或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、中标(成交)候选供应商名单等；经监督人员签字的现场监督审查记录。

⑤采购中标(成交)文件：采购人对采购结果的确认意见；中标或成交通知书；采购结果公告(公示)记录(含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等)；公证书；与中标(成交)相关的其他文件资料。

⑥采购合同文件：采购合同；采购合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录。

⑦采购验收及结算文件：项目验收记录；采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料；发票复印件及附件。

⑧其他文件: 供应商质疑材料、处理过程记录及答复；供应商投诉书、投诉处理有关记录及投诉处理决定等；采购过程中的音像资料。

（4）采购档案保存期限

采购档案保管期限根据企业管理的客观利用需求为依据确定，既考虑资料的现实利用价值，又兼顾长远的历史利用价值。保管期限有永久、长期(30年)和短期((10年)三种。

3、采购货物管理

（1）存放环境要求

存放环境应保证适宜电子产品存放的温度、湿度、照明电源;独立、可靠、正确的接地;具备防尘、防潮、防盗、防腐、防火、防水、防鼠、防油及通风的功能。

（2）设备存放和标识

设备的存放分两个区:①合格区；②异常区。

设备标识内容：①分类可分高端产品类、低端产品类、软件产品类。②存货代码。③设备名称。④设备型号。⑤进货日期。

（3）入库三条件：①采购产品验证完毕后，检验合格的产品，《进货检验记录单》；②库房核对采购设备对应项目准确无误；③供应商提供的运货单或者到货证明。

4、控制采购六大输入：项目管理计划、采购文件、合同、批准的变更请求、工作绩效报告、工作绩效数据

（1）项目管理计划。采购计划包含在项目管理计划里，采购计划不仅为控制采购提供了依据，也为从编制采购文件到合同收尾的各采购过程提供了指南。

（2）采购文件。包含管理各采购过程所需的各种支持性信息。

（3）合同。是买卖双方之间就采购工作达成的一致。

（4）批准的变更请求。可能包括对合同条款和条件的修改。

（5）工作绩效报告。与卖方绩效有关的文档。

（6）工作绩效数据。卖方的工作绩效数据。

5、控制采购五大输出：工作绩效信息、变更请求、项目管理计划更新、项目文件更新、组织过程资产更新

（1）工作绩效信息。包括合同履约信息，便于买方预测特定可交付成果的完成情况，追踪特定可交付成果的接收情况。

（2）变更请求。在控制采购过程中，可能产生对项目管理计划及其子计划和其他组成部分的变更请求，如成本基准、进度基准和采购管理计划。

（3）项目管理计划更新。在对采购进行控制时，可能需要调整项目管理计划。

（4）项目文件更新。在管理项目采购时，会产生大量采购文档。

（5）组织过程资产更新。在进行采购监控时，可能需要更新的组织过程资产。

12.3.4结束采购：四大输入、两大输出

结束采购是完结本次项目采购的过程。完成每一次项目采购，都需要结束采购过程。它是项目收尾或者阶段收尾过程的一部分，它把合同和相关文件归档以备将来参考，因为项目收尾或者阶段收尾过程已核实本阶段或本项目所有工作和项目可交付物是否是可接受的。

1、结束采购四大输入：合同、合同收尾程序、项目管理计划、采购文件

（1）合同。是合同各方进行自己的采购管理的法律依据，也为结束采购提供了指南。

（2）合同收尾程序。合同里关于结束采购的指南性条款。

（3）项目管理计划。包含采购计划，它为结束采购提供了细节和指南。

（4）采购文件。为结束合同，需要收集全部采购文档，并建立索引和加以归档。

2、结束采购两大输出：合同收尾、组织过程资产更新

①合同收尾。买方通过其负责的合同管理人员，正式以书面形式通知卖方合同已经完成。通常在合同的条款与条件中明确规定对合同正式收尾的要求并将其包含在采购计划里。

②组织过程资产更新。一个合同执行完毕，总会多多少少产生一些文档、数据、经验教训，这些新的知识财产要补充到卖方的组织过程资产里。

12.4 采购管理十大技术和工具：自制/外购分析、市场调研、专家判断、会议、分析技术、评价技术、独立估算、刊登广告、谈判、审计

采购管理在不同应用场景使用不同的技术和方法。

1、规划采购阶段：自制/外购分析、市场调研、专家判断、会议

①自制/外购分析：是指企业围绕既可自制又可外购的项目设备的取得方式而开展的分析和决策。一般可采用相关成本分析法和成本平衡点分析法。

有时项目的执行组织可能有能力自制，但是可能与其他项目有冲突或自制成本明显高于外购，在这些情况下项目需要从外部采购，以兑现进度承诺。

任何预算限制都可能是影响“自制/外购”决定的因素。如果决定购买，还要进一步决定是购买还是租借。“自制/外购”分析应该考虑所有相关的成本，无论是直接成本还是间接成本。

在进行“自制/外购”过程中也要确定合同的类型，以决定买卖双方间如何分担风险。

②市场调研：指以科学的方法收集市场资料，并运用统计分析的方法对所收集的资料进行分析研究，发现市场机会，为企业管理者提供科学决策所必要的信息依据的一系列过程。

市场调研包括考察行业情况和潜在供应商能力。

项目的采购团队可以综合考虑从网络上的在线评论、展销会、研讨会、报纸、杂志以及其他各种其他渠道得到的信息，来了解市场情况。

采购团队可能也需要考虑有能力提供所需材料或服务的潜在供应商的范围，权衡与之有关的风险，并优化具体的采购目标，尽可能利用成熟技术。

③专家判断：专家个人意见集合法、专家小组法、德尔菲

(1)专家个人意见集合法:先征求专家个人意见，然后加以综合，确定预测值。

(2)专家小组法将专家分成小组，运用专家们的集体智慧进行判断预测。

(3)德尔菲:通过函询方式向若干专家分别征求意见，各专家在互不通气的情况下，根据自己的观点和方法进行预测，然后把各专家的意见汇集到一起，采用不记名方式反馈给各位专家，请他们参考别人意见修正本人原来的判断，反复数次，最终确定预测结果。

经常用专家的技术判断来评估本过程的输入和输出。

专家判断也被用来制定或者修改评价卖方建议书的标准。

专家法律判断可能要求律师协助处理相关的采购问题、条款和付款条件。

这种专家具有行业和技术的专长，其判断可以运用于采购的产品、服务或者成果的技术细节以及采购管理过程的各个方面。

④会议：是人们通过不同方式聚集起来，讨论、协议、沟通和商定事情的一种社会活动形式。会议是人类社会生活的重要组成部分，对协调社会关系和促进人类发展有重大作用。

仅靠调研，而不与潜在投标人进行会议以交流信息，有时还不能获得制定采购决策所需的明确信息。

与潜在投标人会议交流和合作，有利于这些供应商开发互惠的方案或产品，从而有助于产品、材料或服务的买方。

2、实施采购阶段：专家判断、会议、分析技术、评价技术、独立估算、刊登广告、谈判

①专家判断

可以组建一个多学科评审团队对建议书进行评价。

团队中应包括采购文件和相应合同所涉及的全部领域的专家。可能需要各职能领域的专业人士，如合同、法律、财务、会计、工程、设计、研究、开发、销售和制造。

②会议

投标人会议(也称为发包会、承包商会议、供应商会议、投标前会议或竞标会议)是指在准备建议书之前与潜在供应商举行的会议。

投标人会议用来确保所有潜在供应商对采购目的(如技术要求和合同要求等)有一个清晰、共同的理解。对供应商问题的答复可能作为修订条款包含到采购文件中。

在投标人会议上，所有潜在供应商都应得到同等对待，以保证一个好的招标结果。

③分析技术：就是将研究对象的整体分为各个部分，并分别加以考察的认识活动。分析的意义在于通过认识事物或现象的区别与联系，细致地寻找能够解决问题的主线，并以此解决向题。

在采购时，应该以合理的方式定义需求，以便卖方能够通过要约为项目创造价值。

通过审查供应商以往的表现，项目团队可以发现风险较多、需要密切监督的领域)以确保项目的成功。

④评价技术：通常是指对一件事或人物进行判断、分析后的结论。

建议书评价技术:对于复杂的采购，如果要基于卖方对既定加权标准的响应情况来选择卖方，则应该根据买方的采购政策，按正式的建议书评审流程对各个潜在卖方的建议书进行评价，建议书评价委员会将做出他们的选择，在授予合同之前，还要报管理层批准。

例如加权系统就是对定性数据的一种定量评价方法，以减少评定的人为因素对潜在卖方选择的不当影响。

⑤独立估算：也被称为合理费用估算，是根据具体条件及有关知识对事物的数量或算式的结果作出的大概推断或估计，可以买方自己制定，也可以请第三方独立估算

采购组织能够对其成本进行独立的估算以检查卖方建议书中的报价。

如果报价与估算成本有很大差异，则可能表明合同工作说明书不适当、或者潜在卖方误解或者没能完全理解和答复工作说明书、或者市场己经发生了变化。

⑥刊登广告

现有潜在供应商清单通常可以通过在报纸等通用出版物、专业出版物，或有关的网站上刊登广告加以扩充。在政府的某些管辖范围内，政府会要求一些特定类型的采购事项应做公开广告，同时大部分政府机构要求政府合同必须做公开广告。

⑦谈判：谈判有广义与狭义之分。

广义的谈判是指除正式场合下的谈判外，一切协商、交涉、商量、磋商等等，都可以看做谈判。狭义的谈判仅仅是指正式场合下的谈判。

选中卖方后，在双方签订合同前，通过采购谈判可以澄清双方对合同结构和要求的理解，使双方达成一致意见。

合同谈判的内容包括责任和权限、适用的条款和法律、技术和业务管理方法、所有权、合同融资、技术解决方案、总体进度计划、付款和价格。

采购谈判过程以买卖双方签署文件(如合同、协议)为结束标志。最终合同一般是买方和卖方讨价还价的结果。

对于复杂的采购事项，合同谈判应是一个独立的过程，有自己的依据和成果。

对于简单的采购事项合同，可以采用固定不变的、不可洽谈的条款和条件，只需要卖方的接受而不用漫长的谈判。

3、结束采购阶段：审计

是指为了查明有关经济活动和经济现象的认定与所制定标准之间的一致程度，而客观地收集和评估证据，并将结果传递给有利害关系的使用者的系统过程

对从采购规划至到合同管理的整个采购过程进行系统的审查。其目的是找出可供本项目其他采购合同或实施组织内其他项目借鉴的成功与失败的经验。

【采购管理信息系统】采购管理信息系统是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理，以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。

原文始发于微信公众号（豆豆知识杂谈）

文章由极客之音整理，本文链接：https://www.bmabk.com/index.php/post/249440.html

软考高项学习：12-2 采购管理四大过程、十大技术和工具

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